Reporting (грантова звітність)

Два режими звітності живуть паралельно, і саме їх найчастіше плутають.

Безперервна звітність

Не привʼязана до платежів і ведеться через окремий інструмент на порталі. Покриває прогрес за віхами, подані результати, реакцію на критичні ризики та програмні показники: публікації, комунікацію, права інтелектуальної власності, відкриті дані, тренінги, гендерні аспекти.

Періодична звітність

Саме від неї залежать гроші. Складається з технічної частини – огляд виконаної роботи, прогрес, публічне резюме, ключові показники – і фінансової: індивідуальні та консолідований фінансові звіти, пояснення щодо використання ресурсів і, за потреби, сертифікати на фінансові звіти.

Строк подання – 60 днів після завершення звітного періоду. Комісія має 90 днів на проміжний і на фінальний платіж від отримання звіту.

Підписуючи фінансовий звіт, ви підтверджуєте, що інформація повна й правдива, витрати прийнятні й підтверджені адекватними записами, а у фінальному звіті – що задекларовано всі доходи.

Сертифікат на фінансові звіти (CFS)

Це не аудит проєкту, а перевірка за узгодженими процедурами, яку виконує кваліфікований незалежний зовнішній аудитор (для публічних органів – компетентна незалежна посадова особа).

Поріг – 430 000 євро запитаного внеску ЄС до витрат, і рахується він для кожного бенефіціара окремо, а не для консорціуму. Для бенефіціарів, які пройшли аудит систем і процесів, поріг вищий – 725 000 євро. Подається CFS у Horizon Europe лише при фінальному платежі.

Обережно з цією цифрою. Два офіційні документи розходяться: типова грантова угода Horizon Europe називає 430 000 євро, а загальний посібник порталу для періоду 2021–2027 – 325 000. Розбіжність, найімовірніше, у тому, що менша цифра корпоративна й спільна для програм, а більша – саме для Horizon Europe. Визначальним для вас є Data Sheet вашої угоди: там поріг зафіксовано конкретно, і саме його треба дивитися, а не переказ у гіді.

Дві пастки навколо CFS коштують реальних грошей. Якщо сертифікат обовʼязковий, а його не подали, внесок ЄС обріжуть до порогу мінус один євро – тобто до 429 999. А якщо подати сертифікат тоді, коли він не був потрібен, витрати на нього неприйнятні, бо не були необхідними для дії.

Порада від самої Комісії

Декларуйте всі прийнятні витрати, навіть понад бюджет у Annex 2. Грант усе одно обмежений максимальною сумою, але перевищення стане в пригоді, якщо частину витрат відхилять. Витрати, не задекларовані в індивідуальному фінансовому звіті, не враховуються взагалі; помилки минулих періодів виправляються коригуванням у наступному звіті.

Про тривалість періодів

Жорсткої норми «звітний період – 18 місяців» у чинних загальних анексах немає. Межі періодів фіксуються у вашій грантовій угоді під час підготовки гранту, тож дивитися треба туди, а не в загальні правила.